1. Πεδίο Εφαρμογής

Η παρούσα πολιτική απορρήτου, καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο η ICAP Outsourcing Solutions Ανώνυμη Εταιρεία Παροχής υπηρεσιών, με διακριτικό τίτλο “ICAP Outsourcing Solutions”, μητρική εταιρεία του Ομίλου ICAP Outsourcing Solutions (εφεξής αποκαλούμενη ως "ICAP") συλλέγει, χρησιμοποιεί, επεξεργάζεται, αποθηκεύει, διαχειρίζεται και προστατεύει τα προσωπικά δεδομένα των φυσικών προσώπων), (εφεξής αποκαλούμενα ως "Προσωπικά Δεδομένα"), ώστε να πληροί τα πρότυπα προστασίας δεδομένων της εταιρείας και να συμμορφώνεται με την ισχύουσα νομοθεσία προστασίας προσωπικών δεδομένων.

Η ICAP παρέχει υπηρεσίες στον τομέα των Εισερχόμενων και Εξερχόμενων κλήσεων και δημιουργεί κέντρα κλήσεων για λογαριασμό οποιουδήποτε πελάτη ή επιχείρησης. Συγκεκριμένα, ένα εξερχόμενο τηλεφωνικό κέντρο είναι ένα κέντρο στο οποίο οι αντιπρόσωποι τηλεφωνικού κέντρου πραγματοποιούν εξερχόμενες κλήσεις προς πελάτες για λογαριασμό μιας επιχείρησης ή ενός πελάτη. Μια εισερχόμενη κλήση είναι αυτή που πραγματοποιείται με πρωτοβουλία του πελάτη προς ένα τηλεφωνικό κέντρο ή ένα κέντρο επαφών (επικοινωνίας) του πελάτη της ICAP. Τα τηλεφωνικά κέντρα που έχουν συσταθεί από την ICAP μπορούν να χειριστούν είτε αποκλειστικά τις εισερχόμενες ή εξερχόμενες κλήσεις είτε να ασχολούνται με ένα συνδυασμό των δύο, σύμφωνα με τη σύμβαση που υπογράφηκε μεταξύ της ICAP και κάθε συγκεκριμένου Πελάτη. Περαιτέρω η ICAP παρέχει υπηρεσίες μισθοδοσίας προσωπικού και υπηρεσίες/λύσεις εξωτερικής ανάθεσης επιχειρηματικών διαδικασιών σε νομικές οντότητες.

Οι δραστηριότητες της εταιρείας περιλαμβάνουν, αλλά δεν περιορίζονται στους ακόλουθους σκοπούς: (α) την παροχή τηλεφωνικών υπηρεσιών προς τρίτους με τη δημιουργία ενός τηλεφωνικού κέντρου για την λήψη εισερχόμενων κλήσεων και την πραγματοποίηση εξερχόμενων κλήσεων, (β) την παροχή υπηρεσιών για την προώθηση υπηρεσιών και προϊόντων τρίτων ή της ίδιας της εταιρείας, είτε μέσω τηλεφώνου είτε με άλλα μέσα επικοινωνίας (γ) την παροχή επιχειρηματικών συμβουλευτικών υπηρεσιών για την προώθηση των πωλήσεων, σχεδιασμός και οργάνωση τηλεφωνικών κέντρων, (δ) διεξαγωγή έρευνας αγοράς για προϊόντα και υπηρεσίες τρίτων, εξαιρουμένης της τηλεοπτικής αγοράς (ε) την παροχή διοικητικής και τεχνικής υποστήριξης προς τρίτους, ιδιωτικού ή δημοσίου τομέα, καθώς και την ανάληψη έργων με παρόμοιο περιεχόμενο σύμφωνα με τις οδηγίες του Πελάτη (στ) την παροχή υπηρεσιών από την ICAP (συμπεριλαμβανομένων, ενδεικτικά, Υπηρεσιών Εξωτερικής Ανάθεσης (Outsourcing Services), Εξωτερικής Ανάθεσης Διαδικασιών Πρόσληψης (Recruitment Process Outsourcing «RPO»), Υπηρεσιών Μισθοδοσίας, Λύσεων Προσωπικού, Εξωτερικής Ανάθεσης Επιχειρηματικών Διαδικασιών (Business Process Outsourcing) όταν αυτά τα προσωπικά δεδομένα συλλέγονται απευθείας από τα φυσικά πρόσωπα (ζ) την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων τα οποία αφορούν υποψήφιο εργαζόμενο ή δεδομένα απασχόλησης, δεδομένα ακαδημαϊκής και μισθολογικής φύσεως τα οποία συλλέγονται μέσω πλατφορμών πρόσληψης τρίτων μερών, μέσω του δικτύου της ICAP ή μέσω υφιστάμενων Πελατών (η) την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων υγείας υπαλλήλων.

Αυτή η πολιτική απορρήτου εφαρμόζεται σε κάθε πληροφορία

• (i) που αφορά τα προσωπικά δεδομένα Πελάτη, Χρήστη και Υποψηφίου που αποκτήθηκαν κατά τη χρήση των Υπηρεσιών,
• (ii) που αφορά τα προσωπικά δεδομένα προσωπικού η υποψηφίων εργαζομένων τα οποία αποκτήθηκαν στο πλαίσιο της παροχής των ως άνω περιγραφόμενων υπηρεσιών
• (iii) που αφορά χρήστες ή πελάτες ή υποψήφιους που επισκέφθηκαν τις ιστοσελίδες της ICAP www.icapcontactcenter.com και www.icapjobs.gr (εφεξής "αποκαλούμενη ως η "ιστοσελίδα”)

Αυτή η πολιτική δεν ισχύει για πληροφορίες που συλλέγονται μέσω οποιασδήποτε άλλης ιστοσελίδας, υπηρεσιών, προϊόντων, πλατφορμών ή για πρακτικές εταιρειών που δεν ελέγχουμε. Δεν ευθυνόμαστε για τυχόν πρακτικές προστασίας προσωπικών δεδομένων που σχετίζονται με ιστοσελίδες, υπηρεσίες, προϊόντα, πλατφόρμες άλλων εταιρειών.

2. Κατηγορίες & Τύποι Συλλεγόμενων Δεδομένων

Λαμβάνοντας υπόψη όλα τα παραπάνω, είναι απαραίτητο να διευκρινιστεί ότι η ICAP στις περισσότερες περιπτώσεις συλλέγει, χρησιμοποιεί, επεξεργάζεται, αποθηκεύει, διαχειρίζεται τα προσωπικά δεδομένα που παρέχουν οι ίδιοι οι πελάτες της ICAP, όπως δεδομένα πελατών, προμηθευτών ή τρίτων – τα οποία μπορεί να περιέχουν προσωπικά δεδομένα (που μπορεί να αναφέρονται σε φυσικά πρόσωπα ή εταιρείες) - στο πλαίσιο της παροχής των υπηρεσιών μας. Αυτά τα δεδομένα στις περισσότερες περιπτώσεις έχουν συλλεχθεί από τους πελάτες της ICAP και σχετίζονται με δεδομένα των πελατών τους. Ωστόσο, η ICAP μπορεί να συλλέγει δεδομένα πελατών για λογαριασμό των Πελατών της απευθείας από οποιοδήποτε υποκείμενο των δεδομένων. Η ICAP θα λειτουργεί τότε ως "Εκτελούσα την Επεξεργασία" των προσωπικών δεδομένων, τα οποία περιλαμβάνονται στα εν λόγω επιχειρηματικά δεδομένα. Συνεπώς, στις περιπτώσεις αυτές εφαρμόζονται διαφορετικές διατάξεις του ΓΚΠΔ 679/2016, με τις οποίες συμμορφωνόμαστε. Έτσι στις περιπτώσεις αυτές η ICAP συλλέγει για λογαριασμό του πελάτη τις ακόλουθες κατηγορίες δεδομένων.

Δεδομένα Συλλεγόμενα από την Icap υπό την ιδιότητα της ως Εκτελούντος την Επεξεργασία των Δεδομένων:

Σε αυτές τις περιπτώσεις, η ICAP αναλαμβάνει για λογαριασμό των πελατών της να πραγματοποιεί και να λαμβάνει τηλεφωνικές κλήσεις σύμφωνα με τις οδηγίες του πελάτη-φυσικού προσώπου, όπως αυτές έχουν αποτυπωθεί στη σχετική σύμβαση η οποία υπογράφηκε μεταξύ της ICAP και του εκάστοτε πελάτη. Επιπροσθέτως η ICAP συλλέγει προσωπικά δεδομένα εργαζομένων στο πλαίσιο της επιδίωξης του καταστατικού της σκοπού (παροχή υπηρεσιών μισθοδοσίας και εξωτερικής ανάθεσης επιχειρηματικών διαδικασιών σε νομικές οντότητες). Στο πλαίσιο της εκτέλεσης της συγκεκριμένης σύμβασης, η ICAP συνήθως συλλέγει για λογαριασμό των πελατών της, τις ακόλουθες κατηγορίες δεδομένων:

Δεδομένα Επικοινωνίας που περιλαμβάνουν οποιαδήποτε επικοινωνία που οποιοδήποτε φυσικό ή νομικό πρόσωπο αποστέλλει στην ICAP είτε μέσω της φόρμας επικοινωνίας στην ιστοσελίδα μας είτε μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε ιδίως μέσω τηλεφωνικών κλήσεων. Πρέπει να σημειωθεί ότι στις περισσότερες περιπτώσεις οι τηλεφωνικές κλήσεις καταγράφονται μέσω σχετικού λογισμικού. Το λογισμικό αυτό ανήκει συνήθως στην ICAP, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να είναι λογισμικό που ανήκει στον ίδιο τον πελάτη. Εάν το λογισμικό ανήκει στον πελάτη, οι υπάλληλοι της ICAP έχουν πρόσβαση μέσω της χρήσης κωδικών πρόσβασης.

Δεδομένα Πελατών που περιλαμβάνουν δεδομένα σχετικά με οποιεσδήποτε αγορές αγαθών ή / και υπηρεσιών που η ICAP αναλαμβάνει την ευθύνη να γνωστοποιήσει σε πελάτες για λογαριασμό των πελατών της ICAP. Τα δεδομένα πελατών περιλαμβάνουν συνήθως πληροφορίες όπως το όνομα του πελάτη, τον τίτλο, τη διεύθυνση χρέωσης, τη διεύθυνση παράδοσης, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τον αριθμό τηλεφώνου, στοιχεία επικοινωνίας, στοιχεία αγοράς, αριθμό φορολογικού μητρώου, στοιχεία της κάρτας, αριθμό δελτίου ταυτότητας, εθνικότητα.

Δεδομένα Μάρκετινγκ που περιλαμβάνουν δεδομένα σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο οι πελάτες χρησιμοποιούν την ιστοσελίδα μας και τυχόν ηλεκτρονικές υπηρεσίες και ιδιαίτερα δεδομένα σχετικά με τις προτιμήσεις σας για τη λήψη [υπηρεσιών] μάρκετινγκ από εμάς για λογαριασμό των Πελατών / Χρηστών μας και τις προτιμήσεις επικοινωνίας σας

Δεδομένα Συλλεγόμενα από την Icap υπό την ιδιότητα της ως Υπεύθυνου Επεξεργασίας των Δεδομένων:

A. Δεδομένα Πελατών: αυτή η κατηγορία δεδομένων μπορεί να περιλαμβάνει δεδομένα που σχετίζονται με επιχειρήσεις, νομικά πρόσωπα και φυσικά πρόσωπα που επιθυμούν να ή χρησιμοποιούν ήδη τις υπηρεσίες Εισερχόμενων/Εξερχόμενων [κλήσεων] που παρέχει η ICAP, όπως το όνομα του πελάτη, τον τίτλο, τη διεύθυνση χρέωσης, τη διεύθυνση παράδοσης, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τον αριθμό τηλεφώνου, στοιχεία επικοινωνίας, στοιχεία αγοράς, αριθμό φορολογικού μητρώου, στοιχεία της κάρτας, αριθμό δελτίου ταυτότητας, τη συλλογή, διαχείριση και παροχή εμπορικών και οικονομικών πληροφοριών (επιχειρηματικές πληροφορίες) κ.λπ.

B. Δεδομένα επισκεπτών ή χρηστών της ιστοσελίδας: διεύθυνση IP, στοιχεία επικοινωνίας και ονοματεπώνυμο, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (μέσω φόρμας επικοινωνίας στην ιστοσελίδα)

Γ. Δεδομένα Υποψηφίου Εργαζομένου: όνομα/επώνυμο, ημερομηνία γέννησης, διεύθυνση, ακαδημαϊκά και επαγγελματικά προσόντα, στοιχεία επικοινωνίας, εθνικότητα, εκθέσεις αξιολόγησης καταλληλότητας υποψηφίων, πληροφορίες προηγούμενης απασχόλησης, οικογενειακή κατάσταση, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, πιστοποιητικό ολοκλήρωσης / εξαίρεσης στρατιωτικής θητείας

Δ. Δεδομένα σχετικά με την απασχόληση & τη μισθοδοσία: όνομα, επώνυμο, Αριθμός Φορολογικού Μητρώου, αριθμός Δελτίου Αστυνομικής Ταυτότητας/αριθμός Διαβατηρίου (Ημερομηνία έκδοσης & εκδούσα αρχή), αριθμός μητρώου ΙΚΑ, όνομα πατρός, όνομα μητρός, ημερομηνία γέννησης, ΑΜΚΑ, διεύθυνση, Δημόσια Οικονομική Υπηρεσία (ΔΟΥ), στοιχεία επικοινωνίας, εθνικότητα, οικογενειακή κατάσταση, προστατευόμενα μέλη (αριθμοί, ημερομηνία γέννησης, όνομα), ιστορικό κοινωνικής ασφάλισης, επίπεδο εκπαίδευσης, ιατρικό ιστορικό χρόνιας νόσου, αριθμός κάρτας ανεργίας, στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού, ένσημα κοινωνικής ασφάλισης, πιστοποιητικό οικογενειακής κατάστασης, πιστοποιητικό ολοκλήρωσης / εξαίρεσης στρατιωτικής θητείας

Ε. Μισθολογικά δεδομένα αποσπασμένων εργαζομένων: όλα τα δεδομένα εγγραφής εργαζομένου (όνομα, επώνυμο, Αριθμός Φορολογικού Μητρώου, αριθμός Δελτίου Αστυνομικής Ταυτότητας/αριθμός Διαβατηρίου (Ημερομηνία έκδοσης & εκδούσα αρχή), αριθμός μητρώου ΙΚΑ, όνομα πατρός, όνομα μητρός, ημερομηνία γέννησης, ΑΜΚΑ, Δημόσια Οικονομική Υπηρεσία (ΔΟΥ), στοιχεία επικοινωνίας, εθνικότητα, οικογενειακή κατάσταση, προστατευόμενα μέλη (αριθμοί, ημερομηνία γέννησης, όνομα), ιστορικό κοινωνικής ασφάλισης, επίπεδο εκπαίδευσης, ιατρικό ιστορικό χρόνιας νόσου, αριθμός κάρτας ανεργίας, στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού, ένσημα κοινωνικής ασφάλισης, πιστοποιητικό οικογενειακής κατάστασης, πιστοποιητικό ολοκλήρωσης /εξαίρεσης στρατιωτικής θητείας, πρόβλεψη μισθού και παροχών

ΣΤ. Ιατρικά δεδομένα και δεδομένα σχετικά με την υγεία του εργαζομένου: Ονόματα/ επώνυμα, διαγνωστικά αποτελέσματα, σημειώσεις

Δήλωση σχετικά με την Επεξεργασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα από την ICAP (υπό την ιδιότητα της ως Υπεύθυνου Επεξεργασίας και Εκτελούντος την Επεξεργασία - σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων EU 679/2016)

Γιατί θα επεξεργαστείτε τα προσωπικά μου δεδομένα;

Η ICAP παρέχει προϊόντα και υπηρεσίες τα οποία περιέχουν προσωπικές, ακαδημαϊκές, εμπορικές και οικονομικές πληροφορίες για νομικά και φυσικά πρόσωπα στο πλαίσιο του καταστατικού της σκοπού όπως περιγράφεται λεπτομερώς ανωτέρω στην παράγραφο 1. Το περιεχόμενό τους ποικίλλει ανάλογα με τον τύπο και την χρήση της παρεχόμενης υπηρεσίας από την ICAP.

Η νόμιμη βάση της επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων τα οποία συλλέγονται στο πλαίσιο της παροχής των τηλεφωνικών υπηρεσιών είναι η εκτέλεση και υπογραφή της σύμβασης.

Η νόμιμη βάση της επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων στο πλαίσιο της παροχής μισθοδοσίας και εξωτερικής ανάθεσης επιχειρηματικών διαδικασιών είναι το έννομο συμφέρον της ICAP και σε ορισμένες περιπτώσεις (δεδομένα υγείας) η ρητή συγκατάθεση των υποκειμένων των δεδομένων.

Επιπλέον, η ICAP δύναται να συλλέγει προσωπικά δεδομένα υποψήφιων εργαζομένων με τη συγκατάθεσή τους με σκοπό τη διερεύνηση ευκαιριών απασχόλησης.

Περαιτέρω, η ICAP συλλέγει δεδομένα υποψηφίων εργαζομένων μέσω πηγών τρίτων μερών (ηλεκτρονικές πλατφόρμες προσλήψεων ή δικτυακούς τόπους / πλατφόρμες δικτύωσης επιχειρήσεων κ.ά.) βάσει του εννόμου συμφέροντός της. Πιο συγκεκριμένα και ενδεικτικά:

(i) Η ICAP χρησιμοποιεί την πλατφόρμα Careerbuilder S.A (Luceo) για να μας παράσχει το ATS Luceo από το οποίο λαμβάνουμε αιτήσεις εργασίας και διαχειριζόμαστε όλα τα απαραίτητα δεδομένα υποψηφίων εργαζομένων (βιογραφικά) Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το Careerbuilder S.A, παρακαλούμε διαβάστε την Πολιτική Απορρήτου τους στη διεύθυνση: https://hiring.careerbuilder.com/company/privacy-policy?_ga=2.190219435.1804941326.1531996993-234062023.1531996993

(ii) Η ICAP χρησιμοποιεί την ηλεκτρονική πλατφόρμα επιχειρηματικών ευκαιριών και δικτύωσης Kariera.gr από την οποία λαμβάνουμε αιτήσεις εργασίας και διαχειριζόμαστε όλα τα απαραίτητα δεδομένα υποψηφίων εργαζομένων (βιογραφικά) Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το Kariera S.A, παρακαλούμε διαβάστε την Πολιτική Απορρήτου τους στη διεύθυνση: https://www.kariera.gr/s/privacy

(iii) Η ICAP χρησιμοποιεί την ηλεκτρονική πλατφόρμα επιχειρηματικών ευκαιριών και δικτύωσης skywalker.gr από την οποία λαμβάνουμε αιτήσεις εργασίας και διαχειριζόμαστε όλα τα απαραίτητα δεδομένα υποψηφίων εργαζομένων (βιογραφικά). Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το Skywalker.gr παρακαλούμε διαβάστε την Πολιτική Απορρήτου τους στη διεύθυνση https://www.skywalker.gr/elGR/static/politiki-aporritou

(iv) Η ICAP χρησιμοποιεί την πλατφόρμα Workable από την οποία λαμβάνουμε αιτήσεις εργασίας και διαχειριζόμαστε όλα τα απαραίτητα δεδομένα υποψηφίων εργαζομένων (βιογραφικά). Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη Workable παρακαλούμε διαβάστε την Πολιτική Απορρήτου τους στη διεύθυνση: https://www.workable.com/privacy

Πληροφορίες οι οποίες συλλέγονται αυτόματα κατά την επίσκεψη και την αλληλεπίδραση στην Ιστοσελίδα:

Σας ενημερώνουμε ότι τα προσωπικά σας δεδομένα και οι πληροφορίες τα οποία συλλέγονται και υποβάλλονται σε επεξεργασία κατά τη διαχείριση του λογαριασμού σας στην Ιστοσελίδα είναι κατάλληλα για το σκοπό για τον οποίο συλλέγονται και είναι απαραίτητα για την επεξεργασία των αιτημάτων σας, των αιτήσεων και της χρήσης των υπηρεσιών της ICAP.

Ειδικότερα, όταν επισκέπτεστε και αλληλεπιδράτε με την Ιστοσελίδα, ορισμένες πληροφορίες μπορούν να συλλέγονται αυτόματα, όπως:

● η διεύθυνση διαδικτυακού πρωτοκόλλου (ΙΡ) του υπολογιστή σας

Επιπλέον, ορισμένες πληροφορίες σχετικά με τα στοιχεία επικοινωνίας ενός ενδιαφερόμενου μέρους (χρήστη ή επισκέπτη) μπορούν να αποκτηθούν μέσω της φόρμας επικοινωνίας που είναι ενσωματωμένη στην Ιστοσελίδα.

Στην περίπτωση αυτή, η νομική βάση για την επεξεργασία δεδομένων είναι η συγκατάθεση του Υποκειμένου των Δεδομένων.

Η ICAP δεν διαχειρίζεται, συλλέγει ή επεξεργάζεται δεδομένα γεωγραφικής κατανομής, τα οποία συλλέγονται και επεξεργάζονται αποκλειστικά από τις εταιρείες που παρέχουν λειτουργικά συστήματα για κάθε συσκευή που χρησιμοποιείτε (σε περίπτωση χρήσης iOS-Apple Inc ή σε περίπτωση Android - Google Inc). Η ICAP δεν έχει πρόσβαση στο ρυθμό ανανέωσης τοποθεσίας του GPS.

3. Σημεία Συλλογής Δεδομένων

1. Χρήστες/επισκέπτες - A, B
2. Πελάτες τηλεφωνικών υπηρεσιών - A, B, Γ
3. Ιστοσελίδα (φόρμα επικοινωνίας, cookies) - B
4. Πλατφόρμες Πρόσληψης Τρίτων Μερών - Γ, Δ, Ε, ΣΤ
5. Πλατφόρμες δικτύωσης επιχειρήσεων Τρίτων Μερών (linkedin) - A, B
6. Δίκτυο της ICAP - Α
7. Εργαζόμενοι - Γ, Δ, Ε, ΣΤ
   

4. Μεταβίβαση Δεδομένων σε Τρίτους

Η ICAP διατηρεί το δικαίωμα να αποκαλύψει τα προσωπικά σας δεδομένα σε οποιοδήποτε μέλος των συνδεδεμένων/θυγατρικών της εταιρειών ή σε άλλα τρίτα μέρη, στο μέτρο που είναι ευλόγως αναγκαίο για τους σκοπούς που καθορίζονται στην παρούσα ειδοποίηση και ειδικότερα:

• Τα προσωπικά δεδομένα πελάτη και χρήστη/επισκέπτη θα διαβιβάζονται στα τμήματα της ICAP που είναι αρμόδια για την ομαλή και απρόσκοπτη λειτουργία των υπηρεσιών και λειτουργιών της Ιστοσελίδας
• Τα προσωπικά δεδομένα σας ενδέχεται να διαβιβάζονται και να καθίστανται προσβάσιμα σε νομικά πρόσωπα με τα οποία συνάπτουμε ανά διαστήματα συμβατικές συμφωνίες με σκοπό την εκπλήρωση της δέσμευσης της εταιρείας μας βάσει οποιασδήποτε υπογεγραμμένης σύμβασης με οποιονδήποτε Πελάτη/Χρήστη (παροχή υπηρεσιών εισερχόμενων και εξερχόμενων κλήσεων, υπηρεσιών μισθοδοσίας και εξωτερικής ανάθεσης επιχειρηματικών διαδικασιών και συναφείς υπηρεσίες) σε ένα ορθό και εντός των συμβατικών μας όρων πλαίσιο. Δεδομένου ότι η ICAP ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων σε αυτές τις περιπτώσεις, τα υποκείμενα των δεδομένων ενθαρρύνονται να επανεξετάσουν τις πολιτικές απορρήτου του κάθε Πελάτη, σύμφωνα με τις εντολές του οποίου λειτουργεί η ICAP
• Τα προσωπικά δεδομένα πελατών, εργαζομένων και χρηστών/επισκεπτών μπορούν να αποκαλυφθούν στους παρόχους υπηρεσιών cloud hosting με σκοπό την αποθήκευση και τη διασφάλιση των δεδομένων με τα κατάλληλα τεχνικά μέτρα και μέτρα ασφαλείας
• Προσωπικά δεδομένα σχετικά με τη μισθοδοσία σας ενδέχεται να διαβιβάζονται και να καθίστανται προσβάσιμα σε τραπεζικά ιδρύματα με τα οποία συνεργαζόμαστε για την επεξεργασία των πληρωμών των εργαζομένων καθώς και στους αρμόδιους δημόσιους φορείς στο πλαίσιο της συμμόρφωσής μας με έννομη υποχρέωση
• Προσωπικά δεδομένα σχετικά με την απασχόληση και τη μισθοδοσία ενδέχεται να διαβιβάζονται και να καθίστανται προσβάσιμα σε νομικά πρόσωπα (πελάτες νομικά πρόσωπα) με τα οποία έχουμε κατά καιρούς συνάψει συμβατικές συμφωνίες για τους σκοπούς της εκπλήρωσης του έννομου συμφέροντος της εταιρείας μας (της παροχής υπηρεσιών προσλήψεων προσωπικού, μισθοδοσίας και εξωτερικής ανάθεσης επιχειρηματικών διαδικασίων) σε ένα ορθό και εντός των συμβατικών μας όρων πλαίσιο
• Τα προσωπικά δεδομένα πελατών, και χρηστών/επισκεπτών ενδέχεται να διαβιβάζονται, να καθίστανται προσβάσιμα και να υποβάλλονται σε επεξεργασία από συνδεδεμένες εταιρείες του ομίλου μας εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, τα οποία εφαρμόζουν τα κατάλληλα τεχνικά, φυσικά και διοικητικά μέτρα ασφαλείας για την προστασία των δεδομένων από απώλεια, κακή χρήση, καταστροφή, αλλοίωση, μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση και γνωστοποίηση, όπως προβλέπεται στο άρθρο 32 του ΓΚΠΔ 679/2016
• Κατά τη διάρκεια όλων των διαβιβάσεων δεδομένων, λαμβάνουμε πάντοτε όλα τα κατάλληλα μέτρα, έτσι ώστε να εξασφαλίσουμε ότι τα διαβιβαζόμενα δεδομένα είναι τα ελάχιστα απαιτούμενα για τον επιδιωκόμενο σκοπό της επεξεργασίας και ότι θα πληρούνται πάντοτε οι προϋποθέσεις δικαιολογημένης και νόμιμης επεξεργασίας. Οι εταίροι της ICAP στους οποίους μπορεί να μεταφερθούν τα προσωπικά δεδομένα έχουν υπογράψει τα απαραίτητα συμφωνητικά επεξεργασίας δεδομένων ή έχουν παράσχει συγκεκριμένες εγγυήσεις σχετικά με τις μεταβιβάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα εφαρμόζοντας στα συμφωνητικά τους τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες
• Οι διακομιστές της ICAP φιλοξενούνται στο κέντρο δεδομένων της Kyndryl Hellas S.M.S.A. (πάροχος φιλοξενίας) που βρίσκεται στην Αθήνα. Μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την πολιτική απορρήτου της Kyndryl Hellas S.M.S.A. στον ακόλουθο σύνδεσμο: https://www.kyndryl.com/us/en/privacy
  

5. Περίοδος Διατήρησης Προσωπικών Δεδομένων

Η περίοδος διατήρησης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα εξαρτάται από τη νόμιμη βάση επεξεργασίας, όπως καθορίζεται λεπτομερώς παρακάτω:

• Στην περίπτωση όπου η νόμιμη βάση της επεξεργασίας είναι η άσκηση του εννόμου συμφέροντος, η επεξεργασία και διατήρηση των προσωπικών δεδομένων θα πραγματοποιείται για όσο χρόνο κρίνεται απαραίτητο για την επίτευξη του επιδιωκόμενου σκοπού της ICAP , καθώς και για όσο χρόνο ακόμα απαιτείται μέχρι να παρέλθει ο χρόνος παραγραφής τυχόν σχετικών αξιώσεων
• Σε περίπτωση όπου η νόμιμη βάση της επεξεργασίας είναι η εκτέλεση της σύμβασης, θα διατηρήσουμε τα δεδομένα σας για όσο χρόνο θα διατηρείτε συμβατική σχέση μαζί μας τόσο σε έγχαρτη, όσο και σε ηλεκτρονική μορφή ή για όσο χρόνο ακόμα απαιτείται μέχρι να παρέλθει ο χρόνος παραγραφής τυχόν σχετικών αξιώσεων
• Σε περίπτωση που η νόμιμη βάση της επεξεργασίας είναι η συγκατάθεση του υποκειμένου των δεδομένων (όπως στην περίπτωση του εντύπου επικοινωνίας των Ιστοσελίδων και στις περιπτώσεις των βιογραφικών), θα διατηρήσουμε αυτά τα δεδομένα έως ότου ανακληθεί η χορηγηθείσα συναίνεση από το υποκείμενο των δεδομένων, εκτός εάν συγκεκριμένη νομοθεσία μας επιτρέπει ή μας επιτάσσει να διατηρήσουμε τα δεδομένα
• Σε περίπτωση που η νόμιμη βάση της επεξεργασίας είναι η ρητή συγκατάθεση του υποκειμένου των δεδομένων (όπως στην περίπτωση των δεδομένων υγείας των εργαζομένων), θα διατηρήσουμε αυτά τα δεδομένα έως ότου ανακληθεί η χορηγηθείσα συναίνεση από το υποκείμενο των δεδομένων, εκτός εάν συγκεκριμένη νομοθεσία μας επιτρέπει ή μας επιτάσσει να διατηρήσουμε τα δεδομένα
• Όσον αφορά το χρόνο διατήρησης των καταγεγραμμένων κλήσεων, πρέπει να αναφερθεί ότι η ICAP τις διαγράφει συνήθως μετά από περίοδο 60 ημερών. Ωστόσο, αυτό εξαρτάται επίσης από τις υποχρεώσεις που περιγράφονται στη σύμβαση μεταξύ της ICAP και κάθε Πελάτη/Χρήστη, καθώς μπορεί να προβλεφθεί διαφορετική περίοδος διατήρησης η οποία ανταποκρίνεται καλύτερα στους σκοπούς και τις δραστηριότητες του Πελάτη/Χρήστη. Σε κάθε περίπτωση, κάθε πελάτης ενημερώνεται καταλλήλως κατά τη διάρκεια της τηλεφωνικής επικοινωνίας σχετικά με την καταγραφή και την περίοδο διατήρησης των καταγεγραμμένων κλήσεων (σύμφωνα με τις συμβατικές υποχρεώσεις της ICAP και τις οδηγίες κάθε Πελάτη/Χρήστη).
  

6. Έννομο Συμφέρον –Καταστατικός σκοπός - Νόμιμη βάση για την Επεξεργασία Δεδομένων

Η επεξεργασία δεδομένων είναι απαραίτητη για τους σκοπούς των εννόμων συμφερόντων που επιδιώκεται με τον καταστατικό σκοπό της ICAP ο οποίος περιγράφεται λεπτομερώς στην πρώτη παράγραφο του παρόντος εγγράφου (παροχή τηλεφωνικών υπηρεσιών, υπηρεσιών εξωτερικής ανάθεσης διαδικασιών πρόσληψης και υπηρεσιών μισθοδοσίας, η παροχή λύσεων προσωπικού και σχετικών υπηρεσιών)

Στο πλαίσιο αυτό, η ICAP Outsourcing Solutions συλλέγει, διαχειρίζεται και παρέχει δεδομένα σχετικά με την απασχόληση, την ακαδημαϊκή κατάρτιση, την υγεία και τη μισθοδοσία φυσικών προσώπων για την εκτέλεση των συμβάσεων με πελάτες νομικά πρόσωπα.

Περαιτέρω η ICAP συλλέγει, διαχειρίζεται και παρέχει τις κατηγορίες δεδομένων (μάρκετινγκ, πελατών και δεδομένα επικοινωνίας) τα οποία περιγράφονται λεπτομερώς στην παράγραφο 1 για την εκτέλεση των συμβάσεων με εταιρικούς πελάτες. Η ICAP επεξεργάζεται και αποθηκεύει τα εν λόγω δεδομένα εντός του E.Ε.

7. Δικαιώματα των Υποκειμένων των Δεδομένων

Μπορείτε να ασκήσετε, ανάλογα με την περίπτωση, τα δικαιώματα που απορρέουν από την ισχύουσα Ελληνική Νομοθεσία και τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679), τα οποία είναι τα ακόλουθα: α. δικαίωμα ενημέρωσης (άρθρο 13) β. δικαίωμα πρόσβασης (άρθρο 15), γ. δικαίωμα διόρθωσης (άρθρο 16), δ. Δικαίωμα διαγραφής "δικαίωμα στη λήθη" (άρθρο 17), ε. δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας (άρθρο 18) στ. δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων (λήψη των προσωπικών δεδομένων σας σε δομημένο και κοινώς χρησιμοποιούμενο μορφότυπο - άρθρο 20, όπου ισχύει) και ζ. δικαίωμα εναντίωσης (άρθρο 21) που ισχύει για ορισμένες δραστηριότητες επεξεργασίας δεδομένων.

• Τα δικαιώματα αυτά μπορούν να ασκηθούν μόνο σε περιπτώσεις όπου η ICAP ενεργεί ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας Δεδομένων και ιδίως όταν η ICAP (i) επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα των πελατών / επισκεπτών κατά τη χρήση της Ιστοσελίδας της (φόρμα επικοινωνίας και cookies) (ii) που αφορούν τα δεδομένα Πελάτη που αποκτήθηκαν κατά τη χρήση των Υπηρεσιών (iii) που αφορούν τα δεδομένα των εργαζομένων σε σχέση με τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που παρέχει προς εκπλήρωση των καταστατικών της σκοπών, (ii) που αφορούν τα δεδομένα των υποψηφίων εργαζομένων ή τα δεδομένα σχετικά με την απασχόληση, την ακαδημαϊκή κατάρτιση, την υγεία και τη μισθοδοσία που έχουν συλλεχθεί μέσω φυσικών προσώπων ή αποσπασμένων εργαζομένων
• Αυτή η Πολιτική Απορρήτου δεν ισχύει για τα προσωπικά δεδομένα που αναφέρονται σε επιχειρηματικά έγγραφα που μεταδίδουν οι πελάτες μας στα συστήματά μας κατά τη χρήση των Υπηρεσιών μας
• Τα δικαιώματα αυτά ασκούνται χωρίς χρέωση προς εσάς με την αποστολή σχετικής επιστολής στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (DPO) της ICAP: Ελευθερίου Βενιζέλου, αριθμός 2, Καλλιθέα, Τ.Κ. 17676, Αθήνα, ή μέσω e-mail στο [email protected] ή/και στο [email protected]. Σε περίπτωση όμως που τα προαναφερθέντα δικαιώματα ασκούνται καταχρηστικά και χωρίς εύλογη αιτία προκαλώντας συνεπώς σε εμάς διοικητική επιβάρυνση, ενδέχεται να σας χρεώσουμε με το κόστος το οποίο σχετίζεται με την άσκηση του αντίστοιχου δικαιώματος.
• Σε περίπτωση που ασκήσετε οποιοδήποτε από τα δικαιώματά σας, θα λάβουμε όλα τα κατάλληλα μέτρα για την ικανοποίηση του αιτήματός σας εντός τριάντα (30) ημερών από την παραλαβή του σχετικού αιτήματος. Μπορούμε είτε να σας ενημερώσουμε για την αποδοχή του αιτήματός σας είτε για κάθε αντικειμενικό λόγο ο οποίος εμποδίζει την επεξεργασία του αιτήματός σας.
• Ανεξάρτητα από τα παραπάνω, μπορείτε ανά πάσα στιγμή να αντιταχθείτε στην επεξεργασία των Προσωπικών σας Δεδομένων, ανακαλώντας τη συγκατάθεσή σας (άρθρο 7, παρ. 3 του ΓΚΠΔ 679/2016) στέλνοντας επιστολή στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (DPO) της ICAP: Οδός Ελευθερίου Βενιζέλου, αριθμός 2, Καλλιθέα, Τ.Κ. 17676, Αθήνα ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο [email protected]. Το δικαίωμα αυτό ισχύει μόνο στις περιπτώσεις όπου η νόμιμη βάση για την επεξεργασία δεδομένων είναι η συναίνεση του Υποκειμένου των Δεδομένων.
• Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να επισκεφθείτε το Αίτημα Πρόσβασης Υποκειμένου Δεδομένων στην ιστοσελίδα μας. Μπορείτε επίσης να υποβάλετε γραπτώς το αίτημά σας χρησιμοποιώντας τη φόρμα στο Παράρτημα-1, στέλνοντας το αίτημα: Στο Τμήμα Παραπόνων / Εξυπηρέτησης Πελατών της ICAP: Ελευθερίου Βενιζέλου, αριθμός 2, Καλλιθέα, Τ.Κ. 17676, Αθήνα ή / και Στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (DPO) της ICAP: οδός Ελευθερίου Βενιζέλου, αριθμός 2, Καλλιθέα, Τ.Κ. 17676, Αθήνα

8. Επεξεργασία Δεδομένων από την ICAP

Η ICAP στις περισσότερες περιπτώσεις συλλέγει, χρησιμοποιεί, επεξεργάζεται, αποθηκεύει, διαχειρίζεται τα δεδομένα που παρέχουν οι ίδιοι οι πελάτες της ICAP, όπως δεδομένα πελατών, προμηθευτών ή τρίτων – τα οποία ενδέχεται να περιέχουν προσωπικά δεδομένα (που μπορούν να αναφέρονται σε φυσικά πρόσωπα ή εταιρείες) - στο πλαίσιο της παροχής των υπηρεσιών μας. Αυτά τα δεδομένα στις περισσότερες περιπτώσεις έχουν συλλεχθεί από τους πελάτες της ICAP και σχετίζονται με δεδομένα των πελατών τους. Ωστόσο, η ICAP μπορεί να συλλέγει δεδομένα πελατών για λογαριασμό των Πελατών της απευθείας από οποιοδήποτε υποκείμενο των δεδομένων. Η ICAP θα λειτουργεί τότε ως "Εκτελών την Επεξεργασία" των προσωπικών δεδομένων, τα οποία περιλαμβάνονται στα εν λόγω επιχειρηματικά δεδομένα. Συνεπώς, στις περιπτώσεις αυτές εφαρμόζονται διαφορετικές διατάξεις του ΓΚΠΔ 679/2016, με τις οποίες συμμορφωνόμαστε.

Επιπλέον, η ICAP εφαρμόζει σε όλη τη διαδικασία επεξεργασίας δεδομένων τα κατάλληλα τεχνικά, φυσικά και διοικητικά μέτρα ασφαλείας για την προστασία και ασφάλεια των προσωπικών δεδομένων από απώλεια, κακή χρήση, ζημία ή τροποποίηση, μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση και γνωστοποίηση, σύμφωνα με το άρθρο 32 του ΓΚΠΔ 679/2016, προκειμένου να διασφαλιστεί το κατάλληλο επίπεδο ασφάλειας έναντι αυτών των κινδύνων. Αυτά περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, ανάλογα με την περίπτωση:

α) την εφαρμογή πρωτοκόλλων κρυπτογράφησης

β) την ικανότητα διασφάλισης της εμπιστευτικότητας (άρθρο 90 ΓΚΠΔ 679/2016), την ακεραιότητα, τη διαθεσιμότητα και την ανθεκτικότητα των συστημάτων επεξεργασίας και των υπηρεσιών σε συνεχή βάση

γ) τη δυνατότητα έγκαιρης αποκατάστασης της διαθεσιμότητας και πρόσβασης σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε περίπτωση φυσικού ή τεχνικού συμβάντος

δ) τη διαδικασία τακτικού ελέγχου, αξιολόγησης και εκτίμησης της αποτελεσματικότητας τεχνικών και οργανωτικών μέτρων για την εξασφάλιση της ασφάλειας της επεξεργασίας. Επιπλέον, η ICAP λαμβάνει μέτρα ώστε να διασφαλίζει ότι κάθε φυσικό πρόσωπο που ενεργεί υπό την εποπτεία του υπεύθυνου επεξεργασίας ή του εκτελούντος την επεξεργασία, ο οποίος έχει πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα, δεν θα επεξεργαστεί τα δεδομένα αυτά παρά μόνο κατόπιν εντολής του υπεύθυνου επεξεργασίας δεδομένων και θα περιορίσει την πρόσβαση στις προσωπικές σας πληροφορίες σε εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους.

Τα ενδεικτικά μέτρα ασφαλείας που εφαρμόζει η ICAP έχουν ως εξής:

• Διατηρούμε ειδική ομάδα ασφάλειας πληροφοριών που σχεδιάζει, υλοποιεί και παρέχει επιτήρηση των μηχανισμών προστασίας των συστημάτων και πληροφοριών
• Ελέγχουμε την ασφάλεια και τη λειτουργικότητα των προϊόντων και των υπηρεσιών μας για τυχόν τεχνολογικές ευπάθειες, πριν την εισαγωγή τους σε περιβάλλον παραγωγής
• Διαθέτουμε υποδομές και συστήματα υψηλής διαθεσιμότητας
• Εκτελούμε συνεχείς ελέγχους υποδομής για τον εντοπισμό αδυναμιών και πιθανών εισβολών, τρωτών σημείων σε συστήματα και εφαρμογές
• Χρησιμοποιούμε πρωτόκολλα https για ασφαλή και κρυπτογραφημένη επικοινωνία των υποκειμένων δεδομένων
• Χρησιμοποιούμε το πρωτόκολλο ανοιχτού προτύπου για πρόσβαση στις υπηρεσίες καταλόγου Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) με κρυπτογραφημένους κωδικούς πρόσβασης
• Χρησιμοποιούμε πιστοποιητικό Secure Sockets Layer (SSL) για τη δημιουργία κρυπτογραφημένης σύνδεσης μεταξύ του διακομιστή ιστού και του προγράμματος περιήγησης του Πελάτη / Χρήστη (υποκείμενο δεδομένων)

9. Κατάρτιση Προφίλ

Χρησιμοποιούμε τις πληροφορίες που λαμβάνουμε από τους υποψήφιους εργαζόμενους προκειμένου να αξιολογήσουμε και να κατηγοριοποιήσουμε τα δεδομένα βάσει των εσωτερικών απαιτήσεων των πελατών. Ενδέχεται επίσης να διεξάγουμε προσαρμοσμένες εκθέσεις αξιολόγησης καταλληλότητας υποψηφίων.

Οι πελάτες μας χρησιμοποιούν τις ως άνω εκθέσεις κατά τη διακριτική του ευχέρεια, και τους να μελετούν και να ερμηνεύουν τις εκθέσεις με βάση τις πραγματικές επιχειρηματικές απαιτήσεις τους. Οι πελάτες μας ενδέχεται να επιλέξουν να χρησιμοποιήσουν τις εκθέσεις αξιολόγησης ως έχουν ή να συνδυάσουν τις εκθέσεις με άλλες διαθέσιμες σε αυτούς πληροφορίες. Δεν ενθαρρύνουμε τους πελάτες μας να απορρίπτουν ή να εγκρίνουν υποψηφίους υπό οποιεσδήποτε συνθήκες βάσει αυτών των εκθέσεων.

10. Υποβολή καταγγελίας - προσφυγή

• Για οποιοδήποτε θέμα σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση το [email protected] ή/και στο [email protected].
• Επιπλέον, έχετε πάντα το δικαίωμα να επικοινωνήσετε με την Ελληνική Αρχή Προστασίας Δεδομένων, η οποία μπορεί να αποδεχθεί γραπτώς την υποβολή σχετικών καταγγελιών στο πρωτόκολλό της στα γραφεία της στην οδό Κηφισίας 1-3, Τ.Κ. 115 23, Αθήνα ή μέσω e- mail ([email protected] ) σύμφωνα με τις οδηγίες που αναφέρονται στην ιστοσελίδα της.

11. Τροποποιήσεις

Αυτή η πολιτική μπορεί να ανανεώνεται από καιρού εις καιρό, λόγω τροποποιήσεων της σχετικής νομοθεσίας ή αλλαγής στην εταιρική δομή της ICAP. Ως εκ τούτου, ενθαρρύνουμε τους Πελάτες/Χρήστες να επισκέπτονται περιοδικά αυτήν την ιστοσελίδα έτσι ώστε να ενημερώνονται σχετικά με τις πρόσφατες πληροφορίες για τις πρακτικές προστασίας προσωπικών δεδομένων. Σε κάθε περίπτωση, οι Πελάτες/Χρήστες ενδέχεται να ενημερωθούν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ειδοποίησης στην ιστοσελίδα μας σχετικά με τυχόν τροποποιήσεις αυτής της πολιτικής.