1. Εισαγωγή

Το παρόν έγγραφο συμπληρώνει τις διατάξεις των απαιτήσεων πρόσβασης των υποκειμένων (SAR) στα δεδομένα τους, που καθορίζονται στην Πολιτική & Διαδικασία Προστασίας Δεδομένων της ICAP Outsourcing Solutions (στο εξής "ICAP OUTSOURCING SOLUTIONS" ή "ICAP") και περιγράφει τις γενικές και ειδικές κατευθύνσεις ενεργοποίησης της διαδικασίας όταν υποβάλλεται η σχετική αίτηση προς την ICAP.

Στην ICAP συλλέγουμε και επεξεργαζόμαστε προσωπικές πληροφορίες / δεδομένα (π.χ. στοιχεία επικοινωνίας, δημογραφικά δεδομένα, δεδομένα οικονομικού και επιχειρηματικού περιεχομένου κλπ.) για την αποτελεσματική και σύννομη εκτέλεση των καθημερινών μας επιχειρηματικών λειτουργιών. Κατά συνέπεια, έχουμε την ευθύνη συμμόρφωσης με τις πρόνοιες του νέου Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (ΓΚΠΔ) για την προστασία των πληροφοριών αυτών, τη συλλογή, τη χρήση, την επεξεργασία, τη διαβίβαση, την αποθήκευση και καταστροφή, καθώς και για την εκπλήρωση των δικαιωμάτων των υποκειμένων όπου αυτό επιτρέπεται.

2. Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα

Οι πληροφορίες που προστατεύονται βάσει του ΓΚΠΔ είναι γνωστές ως «δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα» και ορίζονται ως:

«Κάθε πληροφορία που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο (υποκείμενο των δεδομένων). Το ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο είναι εκείνο του οποίου η ταυτότητα μπορεί να εξακριβωθεί, άμεσα ή έμμεσα, ιδίως μέσω αναφοράς σε αναγνωριστικό στοιχείο ταυτότητας, όπως όνομα, σε αριθμό ταυτότητας, σε δεδομένα θέσης, σε επιγραμμικό αναγνωριστικό ταυτότητας ή σε έναν ή περισσότερους παράγοντες που προσιδιάζουν στη σωματική, φυσιολογική, γενετική, ψυχολογική, οικονομική, πολιτιστική ή κοινωνική ταυτότητα του εν λόγω φυσικού προσώπου»

Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το τι συνιστούν τα προσωπικά δεδομένα και τα δικαιώματά σας βάσει του κανονισμού και των νόμων για την προστασία των δεδομένων βρίσκονται στην ιστοσελίδα της Ελληνικής Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr).

3. Το Δικαίωμα Πρόσβασης

Σύμφωνα με το Άρθρο 15 του ΓΚΠΔ, κάθε φυσικό πρόσωπο έχει το δικαίωμα να ζητήσει από την ICAP (υπεύθυνος επεξεργασίας) την επιβεβαίωση ή μη της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν. Στην ICAP έχουμε δεσμευτεί να υποστηρίζουμε τα δικαιώματα των φυσικών προσώπων που συνεργαζόμαστε και εφαρμόζουμε συγκεκριμένες διαδικασίες για την παροχή πρόσβασης στις πληροφορίες που τους αφορούν. Όταν μας ζητηθεί, θα παρέχουμε τις ακόλουθες πληροφορίες:

• Τους διαφορετικούς σκοπούς της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων
  
• Τις κατηγορίες των προσωπικών δεδομένων που επεξεργαζόμαστε
• Τους παραλήπτες / αποδέκτες ή τις κατηγορίες των αποδεκτών στους οποίους τα προσωπικά δεδομένα έχουν ή πρόκειται να αποκαλυφθούν
• Τη διασυνοριακή μεταφορά, εάν τα δεδομένα έχουν μεταφερθεί σε τρίτη χώρα ή διεθνή οργανισμό (και κατά περίπτωση τις κατάλληλες διασφαλίσεις που υφίστανται)
• Την προβλεπόμενη περίοδο για την οποία διατηρούνται τα προσωπικά δεδομένα (ή τα κριτήρια που χρησιμοποιούνται για τον καθορισμό αυτής)
• Tην ύπαρξη αυτοματοποιημένης λήψης αποφάσεων, συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ και σημαντικών πληροφοριών σχετικά με τη λογική της, καθώς και τη σημασία και τις ενδεχόμενες συνέπειες αυτής της επεξεργασίας για εσάς, όταν και εφόσον αυτό ισχύει
• Τις τυχόν διαθέσιμες πληροφορίες ως προς την προέλευση των προσωπικών δεδομένων, όπου αυτά δεν συλλέχθηκαν απευθείας από το υποκείμενο.

3.1 Πώς Μπορείτε να υποβάλετε ένα Αίτημα Πρόσβασης Υποκειμένου (SAR);

Η συμπλήρωση του αιτήματος πρόσβασης υποκειμένου (Subject-Access-Request / SAR) είναι το βασικό, πρώτο βήμα εκδήλωσης της επιθυμίας του φυσικού προσώπου για ενημέρωση και πρόσβαση στα δεδομένα που το αφορούν. Μπορείτε να υποβάλετε αυτό το αίτημα γραπτώς χρησιμοποιώντας τα στοιχεία που παρέχονται στην ενότητα [8] ή μπορείτε να υποβάλετε την αίτηση πρόσβασης ηλεκτρονικά. Σε περίπτωση που μια αίτηση παραλαμβάνεται με ηλεκτρονικά μέσα, θα παρέχουμε τις ζητούμενες πληροφορίες στην ηλεκτρονική μορφή που έχετε ζητήσει (εκτός αν έχετε ζητήσει διαφορετικά).

3.2 Ενέργειες Λήψης Αιτήματος Πρόσβασης και Επαλήθευση Ταυτότητας.

Κάθε αίτημα πρόσβασης υποκειμένων (SAR) που παραλαμβάνουμε, καταγράφεται / πρωτοκολλείται σε ειδικό αρχείο και διαβιβάζεται στον [αρμόδιο Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων]. Ο αρμόδιος Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων θα χρησιμοποιήσει όλα τα εύλογα μέτρα για να επαληθεύσει την ταυτότητα του ατόμου που αιτείται την πρόσβαση, ειδικά όταν η αίτηση γίνεται μέσω ηλεκτρονικών υπηρεσιών.

Θα χρησιμοποιήσουμε τις πληροφορίες των αιτημάτων για να διασφαλίσουμε ότι μπορούμε να επαληθεύσουμε την ταυτότητά σας και όπου αδυνατούμε, ενδεχομένως να επικοινωνήσουμε μαζί σας για περισσότερες πληροφορίες ή για να σας ζητήσουμε περαιτέρω αποδεικτικά στοιχεία προτού εκτελέσουμε οποιαδήποτε αίτηση πρόσβασης σχετικά με τα προσωπικά σας δεδομένα. Αυτό γίνεται για να προστατεύσουμε τόσο προσωπικά σας δεδομένα όσο και τα δικαιώματά σας.

Εάν κάποιος τρίτος, συγγενής ή πληρεξούσιος ζητήσει τις πληροφορίες εκ μέρους σας, θα επαληθεύσουμε την εξουσιοδότησή τους και πάλι, ενδέχεται να επικοινωνήσουμε μαζί σας για να επιβεβαιώσουμε την ταυτότητά του ώστε να αποκτήσουμε την εξουσιοδότησή σας προτού εκτελέσουμε την οποιαδήποτε αίτηση.

Συλλογή πληροφοριών

Αν στο πλαίσιο της συνεργασίας σας με την ICAP έχετε διαθέσει διαφορετικές κατηγορίες προσωπικών δεδομένων με διαφορετικά μέσα, θα συγκεντρώσουμε όλες τις διαθέσιμες πληροφορίες που διατηρούμε και θα διασφαλίσουμε ότι οι πληροφορίες του αιτήματος πρόσβασης θα παρέχονται σε μια κοινά αποδεκτή μορφή (έντυπη, ηλεκτρονική, συνδυασμός). Εάν δεν διαθέτουμε επαρκείς πληροφορίες για να εντοπίσουμε τα αρχεία σας, ενδέχεται να επικοινωνήσουμε μαζί σας για περισσότερες λεπτομέρειες. Αυτό θα γίνει όσο το δυνατόν συντομότερα και μέσα στο χρονικό πλαίσιο που ορίζεται πιο κάτω.

Παροχή πληροφοριών

Μόλις συγκεντρώσουμε όλες τις προσωπικές πληροφορίες και προσωπικά δεδομένα που διατηρούμε σχετικά με εσάς, θα σας τις προωθήσουμε σε έντυπη μορφή (ή σε κοινά αποδεκτή ηλεκτρονική μορφή, εφόσον ρητά ζητηθεί). Η αποστολή των πληροφοριών που έχετε αιτηθεί εκτελείται στο πλαίσιο των ειδικών μηχανισμών προστασίας που έχουμε θεσπίσει για την δική σας ασφάλεια και προστασία των δικαιωμάτων σας.

4. Διαχείριση Χρόνοι Απάντησης

Το Αίτημα Πρόσβασης του Υποκειμένου στα ΔΠΧ ολοκληρώνεται εντός 30 ημερών και παρέχεται δωρεάν. Όταν η αίτηση υποβάλλεται με ηλεκτρονικά μέσα, παρέχουμε τις πληροφορίες σε μία κοινά χρησιμοποιούμενη ηλεκτρονική μορφή, εκτός αν έχει ζητηθεί σε διαφορετική μορφή. Παρόλο που παρέχουμε τις ζητούμενες πληροφορίες χωρίς χρέωση, τυχόν επιπλέον αντίγραφα ή / και επανάληψη του ίδιου αιτήματος από το υποκείμενο ενδέχεται να επιβαρυνθούν με ένα λογικό διοικητικό κόστος.

Η Εταιρεία έχει πάντα ως στόχο να παρέχει τις ζητούμενες πληροφορίες όσο το δυνατόν συντομότερα, αλλά το αργότερο μέσα σε 30 ημέρες από την ημερομηνία παραλαβής της αίτησης. Ωστόσο, όταν η ανάκτηση ή η παροχή των πληροφοριών είναι ιδιαίτερα περίπλοκη ή υπόκειται σε έγκυρη καθυστέρηση, η προθεσμία μπορεί να παραταθεί κατά ένα επιπλέον μήνα.

Σε αυτή την περίπτωση, θα σας ενημερώσουμε με επιστολή εντός 30 ημερών και θα σας κρατάμε ενήμερο για τους λόγους αυτής της καθυστέρησης.

5. Τα Λοιπά Δικαιώματα

Σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ, έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε τη διόρθωση τυχόν ανακριβειών στα δεδομένα που διατηρούμε για εσάς. Σε περίπτωση που ειδοποιηθούμε για ανακριβή δεδομένα και διαπιστώσουμε ότι τα δεδομένα είναι λανθασμένα, θα τα διορθώσουμε αμέσως σύμφωνα με τις οδηγίες σας και θα σημειώσουμε (ή καταγράψουμε) την αλλαγή και τους λόγους στο αρχείο μας.

Θα διορθώσουμε τυχόν ανακρίβειες ή ελλιπή στοιχεία εντός 30 ημερών και θα σας ενημερώσουμε γραπτώς για τη διόρθωση και, κατά περίπτωση, θα παράσχουμε τα διορθωμένα στοιχεία σε οποιονδήποτε τρίτο στον οποίο έχουν επίσης κοινοποιηθεί τα σχετικά δεδομένα.

Εάν για οποιονδήποτε λόγο αδυνατούμε να ικανοποιήσουμε ένα αίτημα για διόρθωση ή / και συμπλήρωση δεδομένων, θα σας παρέχουμε πλήρη και γραπτή εξήγηση εντός 30 ημερών, για τους λόγους απόρριψης του αιτήματος, και θα σας ενημερώσουμε για το δικαίωμά σας να υποβάλλεται καταγγελία στην αρμόδια Εποπτική Αρχή (www.dpa.gr).

Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί επίσης να έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε από την Εταιρεία τη διαγραφή προσωπικών δεδομένων, την μεταφορά τους σε άλλη εταιρεία ή τον περιορισμό της επεξεργασίας αυτών όταν αφορά τα προσωπικά σας στοιχεία, καθώς και το δικαίωμα της εναντίωσης στην επεξεργασία αυτή. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα στοιχεία επικοινωνίας στην ενότητα [7] για να συμπληρώνετε παρόμοια αιτήματα που αφορούν στην άσκηση των δικαιωμάτων σας και της επεξεργασίας που τυγχάνουν.

6. Εξαιρέσεις & Άρνηση Ικανοποίησης Αιτήματος

Ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (ΓΚΠΔ) προδιαγράφει έναν αριθμό εξαιρέσεων για την παροχή προσωπικών πληροφοριών. Εάν κατά την παραλαβή ενός αιτήματος πρόσβασης, ισχύει μία ή περισσότερες από αυτές , θα σας ενημερώσουμε το συντομότερο δυνατόν ή το αργότερο εντός 30 ημερών από την ημερομηνία παραλαβής του αιτήματος.

Όπου είναι δυνατόν, θα σας παρέχουμε τους λόγους για τους οποίους δεν ενεργήσαμε και θα σας ενημερώσουμε για το δικαίωμά σας να υποβάλλεται καταγγελία στην αρμόδια Εποπτική Αρχή (www.dpa.gr). Λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο επικοινωνίας με την Εποπτική Αρχή παρατίθενται στο τμήμα [8] του παρόντος εγγράφου.

7. Τεκμηρίωση και Αποστολή Αιτήματος / Παραπόνου

Για να υποβάλετε την αίτηση πρόσβασης στα ΔΠΧ σας, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας στην ηλεκτρονική διεύθυνση [[email protected] ή/και στο [email protected]] ή να υποβάλετε γραπτώς το αίτημα σας χρησιμοποιώντας το έντυπο στο Παράρτημα-1 στην ενότητα [8], και να το στείλετε, στην διεύθυνση αλληλογραφίας:

Τμήμα Εξυπηρέτησης Πελατών:

ICAP Outsourcing Solutions Α.Ε. Ελευθερίου Βενιζέλου 2, 17676 Καλλιθέα, Αττική, +30 +30 2103362500, [email protected]

ή/και

Υπεύθυνος Προστασίας ΔΠΧ (DPO):

ICAP Outsourcing Solutions Α.Ε. Ελευθερίου Βενιζέλου 2, 17676 Καλλιθέα, Αττική, +30 2107200000, [email protected]

Εάν δεν είστε ικανοποιημένοι με τις ενέργειές μας ή θέλετε να κάνετε μια εσωτερική καταγγελία, μπορείτε να επικοινωνήσετε με την αρμόδια Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα στη διεύθυνση: Λεωφόρος Κηφισίας 1-3, Τ.Κ. 11523, Τηλ: +30 2106475628 Fax: +30-210 6475628, Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο: [email protected]

8. Παράρτημα-1